Critères et classement
Logiciels de paie certifiés Swissdec pour les PME : fournisseurs et critères de choix
Swissdec est une association à but non lucratif qui attribue un label de qualité aux systèmes de comptabilité des salaires.
Certification Swissdec : le label de qualité pour la comptabilité des salaires
Swissdec est une association à but non lucratif qui attribue un label de qualité aux systèmes de comptabilité des salaires. Elle régit la transmission standardisée des données salariales aux assurances sociales et aux autorités.
Pour les PME, la certification signifie qu'elles peuvent déclarer électroniquement les données salariales directement depuis leur logiciel de paie. Plusieurs formulaires ainsi que la saisie répétée des mêmes informations deviennent superflus.
Qui se cache derrière Swissdec et quelles institutions reçoivent les données
L'association Swissdec regroupe d'importants destinataires de données salariales en Suisse. Swissdec certifie les systèmes de comptabilité des salaires, conseille les éditeurs de logiciels et supervise la transmission des données conforme à la loi.
Parmi les destinataires figurent l'AVS et les CAF, la Suva (LAA), d'autres assureurs dans les domaines de la LAA, LAA-C, AMal et LPP, ainsi que les administrations fiscales et l'Office fédéral de la statistique.
Les assurances sociales et les autorités sont simultanément mandantes et membres de l'association. Le certificat est ainsi coordonné avec les instances qui reçoivent effectivement les données salariales.
Procédure uniforme de déclaration des salaires (PUDS) : déclarer une fois, distribuer automatiquement
La procédure uniforme de déclaration des salaires (PUDS) organise la transmission des données salariales aux assurances sociales et aux autorités. Le programme de paie compile automatiquement les informations pertinentes pour chaque destinataire.
Les données peuvent être transmises en un clic à l'AVS, aux assureurs, à la Suva, aux administrations fiscales et à l'Office fédéral de la statistique. Un distributeur se charge de leur acheminement électronique.
La transmission est signée et chiffrée, conformément au standard de sécurité le plus récent. Les entreprises décident elles-mêmes des destinataires auxquels elles transmettent les données ; les formulaires papier et web deviennent obsolètes.
Ce que les PME y gagnent au quotidien
La transmission standardisée réduit la charge de travail liée à la déclaration des salaires et peut diminuer les frais administratifs ainsi que l'effort de contrôle. Le remplissage multiple de formulaires et la saisie répétée des mêmes informations sont éliminés.
Moins d'erreurs signifient des corrections chronophages plus rares. De plus, il est possible d'éviter des primes excessives.
La souveraineté des données reste entre les mains de l'entreprise : c'est elle qui détermine à qui les données salariales sont transmises.
Principaux avantages des logiciels de paie certifiés Swissdec pour les PME
- Réduction des erreurs
- moins de corrections grâce à la saisie automatisée des données
- Évitement des surpaiements
- primes plus avantageuses grâce à des déclarations précises
- Souveraineté des données
- l'entreprise décide elle-même à qui les données sont transmises
Nouvelles fonctionnalités avec PUDS 5.0 : davantage de processus directement depuis le logiciel de paie
Avec la PUDS 5.0, les déclarations d'entrée, de mutation et de sortie (EMS) ont été étendues. Elles sont désormais également disponibles pour les caisses d'allocations familiales (CAF) et la prévoyance professionnelle (LPP).
Les modifications du montant du salaire ou du taux d'occupation peuvent être transmises directement depuis la comptabilité des salaires à l'institution de prévoyance. Les retours des assureurs peuvent être reçus dans le programme de paie.
Les déclarations d'entrée et de sortie sont envoyées simultanément à l'AVS et aux caisses d'allocations familiales. Les déclarations de salaires aux caisses de pension passent par la PUDS, ce qui rend la déclaration papier superflue.
Les salaires négatifs peuvent être déclarés à l'AVS ; des déclarations mensuelles à l'AVS sont possibles sur accord préalable. Les déclarations concernant les frontaliers des cantons suisses frontières vers la France et l'Italie sont transmises électroniquement.
L'enquête suisse sur la structure des salaires a lieu mensuellement au lieu de tous les deux ans. L'aperçu Swissdec mentionne, outre la PUDS 5.0, des versions mineures auto-validées telles que PUDS 5.1*, 5.3* et 5.5*.
Standard de prestations CH (KLE) : gérer les sinistres sans papier
Avec le Standard de prestations CH (KLE), les étapes de traitement d'un sinistre, de la notification de l'événement jusqu'à la clôture du dossier, peuvent être effectuées directement dans le logiciel de paie. KLE couvre la LAA, LAA-C et AMal, et standardise la communication entre l'entreprise et l'assurance.
L'utilisation est actuellement possible avec la Suva. Swissdec attribue aux éditeurs d'ERP le certificat avec le label « swissdec certified plus » ; cela permet de réduire les accords manuels par poste ou e-mail.
À quoi les PME doivent prêter attention lors du choix d'un logiciel de paie certifié
L'aperçu des éditeurs d'ERP certifiés par Swissdec est disponible sur swissdec.ch. Il liste les fournisseurs, les produits, les labels de certification et les versions standards ; un astérisque indique les versions mineures auto-validées.
Exemples tirés de l'aperçu : Abacus Comptabilité des salaires est répertorié pour PUDS 5.0 avec « swissdec certified plus », ainsi que pour PUDS 5.1*, 5.3* et 5.5*. Abacus LohnLight est certifié « swissdec certified basic » pour PUDS 5.0 ; AbaSalary est listé avec ce label pour PUDS 5.0 et 5.3*.
Accounto Software est répertorié pour PUDS 5.0 en tant que « swissdec certified basic ». Decidium-CH d'ADP et bexio Comptabilité des salaires sont chacun listés avec ce label pour PUDS 5.0, 5.1* et 5.3*.
BMD Lohn est répertorié pour PUDS 5.0 en tant que « swissdec certified basic ». Pour Proffix Px5, PUDS 5.0 est mentionné ; le logiciel de paie peut être utilisé indépendamment ou intégré à la comptabilité financière Proffix. Proffix indique que plus de 1500 PME suisses organisent leur gestion des salaires avec cette solution.
SwissSalary Ltd. est certifié pour PUDS 5.0, KLE 1.0 et SUA 1.0 et porte le label « swissdec certified plus ». Pour les versions mineures auto-validées, l'astérisque signifie que l'éditeur a validé son logiciel via les systèmes de test Swissdec ; cette possibilité s'applique aux versions présentant de légères divergences par rapport aux versions majeures PUDS 5.0 et PUDS 6.0.
Vérifiez quelle version standard est indiquée pour le produit concret et si les destinataires couverts correspondent à votre entreprise. Cela inclut les caisses de compensation, la Suva, les assureurs LAA, LAA-C, AMal et LPP, l'administration fiscale cantonale et, si nécessaire, l'Office fédéral de la statistique.
Clarifiez également comment le logiciel de paie s'intègre dans vos processus existants, tels que la comptabilité financière, la gestion du temps et des prestations, ainsi que l'e-banking. Comme Swissdec développe continuellement ses standards, il est également pertinent de savoir à quelle vitesse un fournisseur fait recertifier les nouvelles versions.
Le fournisseur respectif indique les coûts concrets. Pour obtenir une offre, les PME devraient aligner les versions standards nécessaires, les destinataires et les intégrations.
Conclusion : la certification comme porte d'entrée vers la circulation numérique des salaires
La certification permet aux PME de saisir les données salariales une seule fois et de les transmettre directement depuis le logiciel de paie aux assureurs et aux autorités. Cela réduit la charge administrative ; la transmission s'effectue de manière signée et chiffrée.
La solution appropriée dépend des destinataires requis, des versions standards et des processus opérationnels. L'aperçu Swissdec présente les programmes certifiés et les éditeurs d'ERP avec leurs produits et versions respectifs.
