Quelles métriques de licence les PME suisses doivent suivre pour leurs logiciels d'entreprise

Pourquoi les métriques de licence sont rarement bien suivies dans les PME suisses

De nombreuses PME suisses fonctionnent avec des solutions isolées : Excel, un logiciel de comptabilité séparé et, entre les deux, un système de gestion des marchandises. Les données sont saisies plusieurs fois, rapprochées manuellement et gérées dans des outils distincts.

Cet effort n'apparaît dans aucune facture, mais il mobilise du temps de travail chaque semaine. C'est précisément là que font défaut les indicateurs permettant de piloter les coûts de licence.

Une étude de la FHNW montre que seulement environ 35 % des PME suisses utilisent des logiciels spécialisés par secteur. Les autres travaillent avec Excel et perdent en moyenne 15 à 25 % de productivité.

Pour les logiciels destinés aux PME, les coûts varient entre CHF 0 et 100 par utilisateur et par mois, selon les modules et le fournisseur. Les solutions cloud modernes s'amortissent généralement en trois à six mois.

Faits clés sur la gestion des licences dans les PME suisses

Utilisateurs et rôles : le fondement de tout calcul de licence

Selon la définition de l'OFS, une PME comprend les entreprises employant de 1 à 250 personnes. Cette fourchette constitue le premier indicateur de l'inventaire des licences.

Ce qui compte, ce n'est pas le nombre total de têtes, mais le nombre de personnes ayant effectivement accès au système. Pour chaque personne, il convient de noter le rôle, l'accès aux modules et le mode d'accès (via navigateur ou application mobile).

La référence reste la fourchette de CHF 0 à 100 par utilisateur et par mois. Sur une année, cela représente entre CHF 200 et 1'200 par utilisateur, selon le fournisseur.

Les logiciels modernes pour PME fonctionnent principalement sous forme de solution cloud, avec une connexion via navigateur ou application mobile. Le mode de déploiement détermine si la facturation se fait par personne ou par installation.

Quels modules sont réellement licenciés et utilisés

En Suisse, les logiciels pour PME incluent généralement des modules pour les devis, les factures, la saisie des heures, la GRC (CRM), la gestion de projet et la gestion des stocks. S'y ajoute l'exportation vers la comptabilité.

Dans le cas d'un système ERP, s'ajoutent les finances, les ventes, les achats, les stocks, la production, les projets et le service après-vente. Tous reposent sur une base de données commune.

Pour chaque module, deux informations sont nécessaires : savoir s'il est licencié et s'il est effectivement utilisé. La différence met en évidence les licences inutilisées.

Il est judicieux d'établir un volume par module, et non pas seulement un total global. Cela permet de voir quel département entraîne les coûts de licence.

Abonnement cloud ou on-premises : deux logiques de licence, deux jeux de métriques

Microsoft Dynamics 365 Business Central est conçu prioritairement pour le cloud, Abacus couvre à la fois le cloud et l'on-premises, tandis que SAP Business One fonctionne soit en SAP Cloud, soit en on-premises.

Les modèles par abonnement sont facturés de manière récurrente et mensuelle, tandis que les solutions installées représentent des investissements uniques. Ces deux logiques nécessitent des indicateurs différents.

Selon le mode d'exploitation, il faut enregistrer la durée, les modalités de renouvellement, le type de déploiement et le rythme de paiement en CHF. Cela permet de comparer les offres.

L'effort de mise en œuvre diffère considérablement : 3 à 6 mois pour Abacus, 3 à 9 pour Dynamics 365 Business Central et 6 à 18 pour SAP Business One.

Classement des efforts de mise en œuvre par fournisseur

Cloud vs On-Premises : avantages et inconvénients pour les PME suisses

Métriques de coûts : forfait mensuel, mise en place et effort total

Les coûts d'entrée mensuels commencent à CHF 600 chez Abacus, à CHF 800 chez Dynamics 365 Business Central et à CHF 2'000 chez SAP Business One.

Un abonnement bas ne garantit pas un projet avantageux. Le forfait mensuel et l'effort de mise en place doivent être enregistrés séparément, car leur variabilité diffère.

Les coûts du projet peuvent être déduits du forfait mensuel et de la durée de mise en place en mois. Ces deux valeurs doivent figurer dans la même vue d'ensemble.

Tous les montants doivent être indiqués en CHF. Ainsi, les coûts d'entrée, l'effort de mise en place et l'effort total restent comparables d'un fournisseur à l'autre.

Comparaison des coûts de licence par utilisateur et par mois selon le fournisseur

Prendre en compte les interfaces, les modules complémentaires et les niveaux d'extension

Dynamics 365 Business Central peut être mis en place de manière modulaire et étendu avec des applications et des modules complémentaires intégrés aux environnements Microsoft existants.

SAP Business One et Dynamics 365 Business Central couvrent les normes Swiss GAAP et le CO (Code des obligations) via des modules complémentaires, tandis qu'Abacus le fait nativement. En l'absence d'une couverture native, des efforts d'adaptation sont nécessaires.

Les extensions augmentent le volume sans que le nombre d'utilisateurs n'augmente. Les applications, les modules de paie et de finance, l'utilisation mobile et la connexion à Office constituent des postes distincts dans l'inventaire.

L'effort d'adaptation aux exigences suisses doit être ajouté comme valeur séparée. Il ne peut pas être déduit du prix de la licence.

Documenter les droits d'utilisation : ce que la licence accorde réellement

Le droit d'auteur confère des droits patrimoniaux, tels que la reproduction, la publication et l'octroi de licences. À côté figurent les droits personnels, comme la reconnaissance de la paternité de l'œuvre.

Le code source des programmes informatiques est protégé, mais pas les algorithmes sous-jacents. Le droit d'auteur ne protège pas non plus les simples idées, concepts et instructions, même s'ils sont individuels.

La protection naît automatiquement avec la création, sans formalités ni inscription ; en Suisse, aucun registre n'est tenu. Pour les programmes informatiques, elle s'éteint 50 ans après la mort de l'auteur.

L'inventaire doit mentionner l'étendue de la licence, sa durée, les droits transférés et le nombre d'installations autorisées. Ces quatre éléments déterminent ce qu'il advient de la licence lors d'un changement de système.

Métriques d'exploitation et de protection des données avec référence suisse

Les logiciels pour PME suisses doivent prendre en charge les factures QR selon SIX, les paiements ISO 20022, la déclaration de TVA et les plans comptables suisses. Ces points doivent figurer dans l'inventaire sous forme d'indications oui/non.

La TVA suisse, avec un taux normal actuellement de 8,1 %, est couverte nativement par les trois systèmes ERP répandus. Les normes Swiss GAAP et le CO ne le sont, selon le système, que via des modules complémentaires.

Les indications de conformité doivent également être enregistrées : respect de la loi révisée sur la protection des données et emplacement des serveurs. Un emplacement des serveurs en Suisse est recommandé.

Le CHF comme devise principale n'est pas une évidence pour les solutions internationales. Sans prise en charge native, des efforts d'adaptation sont nécessaires pour assurer la conformité suisse.

Inventaire des licences au quotidien : rythme, responsabilités et traçabilité

L'inventaire nécessite une personne désignée et une date de contrôle fixe. Sans responsabilité claire, les nombres d'utilisateurs, les accès aux modules et les durées deviennent obsolètes avant même d'être analysés.

La croissance, les nouveaux sites, la pénurie de main-d'œuvre qualifiée, les exigences des chaînes d'approvisionnement ou des processus clients plus exigeants révèlent les limites des paysages systémiques développés organiquement. L'inventaire fournit les chiffres nécessaires à la prise de décision.

Le choix d'un ERP se fait en sept étapes : clarifier les objectifs commerciaux, analyser les processus, hiérarchiser les exigences, comparer les fournisseurs, tester la facilité d'utilisation, planifier la migration et réaliser la mise en place avec un partenaire.

Des métriques correctement enregistrées fournissent des indicateurs pour la comparaison des fournisseurs et la planification de la migration. Le passage à un nouveau système devient planifiable plutôt que réactif.

Sept étapes pour le choix d'un ERP pour les PME suisses

Mentions obligatoires dans l'inventaire des licences pour les PME suisses