Swissdec-zertifizierte Lohnsoftware für KMU: Anbieter und Auswahlkriterien

Swissdec-Zertifizierung: das Qualitätslabel für die Lohnbuchhaltung

Swissdec ist ein nicht gewinnorientierter Verein, der ein Qualitätslabel für Lohnbuchhaltungssysteme vergibt. Er regelt die standardisierte Übermittlung von Lohndaten an Sozialversicherungen und Behörden.

Für KMU bedeutet die Zertifizierung, dass sie Lohndaten direkt aus der Lohnsoftware elektronisch melden können. Mehrere Formulare und die wiederholte Erfassung derselben Angaben entfallen.

Wer hinter Swissdec steht und welche Stellen die Daten empfangen

Im Verein Swissdec sind wichtige Lohndatenempfänger der Schweiz zusammengeschlossen. Swissdec zertifiziert Lohnbuchhaltungssysteme, berät Softwarehersteller und überwacht die gesetzeskonforme Datenübertragung.

Zu den Empfängern zählen AHV und FAK, die Suva (UVG), weitere Versicherer aus den Bereichen UVG, UVGZ, KTG und BVG sowie Steuerverwaltungen und das Bundesamt für Statistik.

Die Sozialversicherungen und Behörden sind zugleich Träger und Mitglieder des Vereins. Das Zertifikat wird somit mit Stellen abgestimmt, welche die Lohndaten tatsächlich erhalten.

Einheitliches Lohnmeldeverfahren (ELM): einmal melden, automatisch verteilen

Das einheitliche Lohnmeldeverfahren (ELM) organisiert die Übermittlung von Lohndaten an Sozialversicherungen und Behörden. Das Lohnprogramm stellt die relevanten Angaben automatisch für die jeweiligen Empfänger zusammen.

Die Daten lassen sich per Knopfdruck an AHV, Versicherer, Suva, Steuerämter und das Bundesamt für Statistik übermitteln. Ein sogenannter Distributor leitet sie elektronisch weiter.

Die Übertragung ist signiert und verschlüsselt und entspricht dem aktuellsten Sicherheitsstandard. Unternehmen entscheiden selbst, an welche Empfänger sie übermitteln; Papier- und Webformulare entfallen.

Was KMU im Alltag gewinnen

Die standardisierte Übermittlung reduziert den Arbeitsaufwand für die Lohndeklaration und kann Verwaltungskosten sowie Prüfaufwand senken. Mehrfaches Ausfüllen von Formularen und Erfassen derselben Angaben entfällt.

Weniger Fehler bedeuten seltener zeitaufwendige Korrekturen. Zudem lassen sich zu hohe Prämien vermeiden.

Die Datenhoheit bleibt beim Unternehmen: Es bestimmt, an wen die Lohndaten übermittelt werden.

Wichtigste Vorteile von Swissdec-zertifizierter Lohnsoftware für KMU

Neuerungen mit ELM 5.0: mehr Prozesse direkt aus der Lohnsoftware

Mit ELM 5.0 wurden die Meldungen für Eintritt, Mutation und Austritt (EMA) erweitert. Sie stehen damit auch für die Familienausgleichskasse (FAK) und die berufliche Vorsorge (BVG) zur Verfügung.

Änderungen der Lohnhöhe oder des Beschäftigungsgrades lassen sich direkt aus der Lohnbuchhaltung an die Vorsorgeeinrichtung übermitteln. Rückmeldungen der Versicherer können im Lohnprogramm empfangen werden.

Ein- und Austrittsmeldungen gehen gleichzeitig an AHV und Familienausgleichskasse. Lohnmeldungen an Pensionskassen laufen über ELM, sodass die papiergebundene Meldung entfällt.

Negativlöhne können der AHV gemeldet werden; bei entsprechender Vereinbarung sind monatliche AHV-Meldungen möglich. Grenzgänger-Meldungen der Schweizer Grenzkantone an Frankreich und Italien werden elektronisch übermittelt.

Die Lohnstrukturerhebung erfolgt monatlich statt alle zwei Jahre. Die Swissdec-Übersicht führt neben ELM 5.0 auch selbstvalidierte Minor-Versionen wie ELM 5.1*, 5.3* und 5.5* auf.

Leistungsstandard-CH (KLE): Schadenfälle ohne Papier abwickeln

Mit dem Leistungsstandard-CH (KLE) lassen sich Prozessschritte einer Schadenabwicklung von der Ereignismeldung bis zum Fallabschluss direkt in der Lohnsoftware erledigen. KLE deckt UVG, UVG-Z und KTG ab und standardisiert die Kommunikation zwischen Unternehmen und Versicherung.

Die Nutzung ist aktuell mit der Suva möglich. Swissdec vergibt für ERP-Hersteller das Zertifikat mit dem Label «swissdec certified plus»; manuelle Absprachen per Post oder E-Mail werden dadurch reduziert.

Worauf KMU bei der Auswahl zertifizierter Lohnsoftware achten sollten

Die Swissdec-Übersicht zertifizierter ERP-Hersteller ist unter swissdec.ch abrufbar. Sie führt Anbieter, Produkte, Zertifizierungslabel und Standardversionen auf; ein Stern kennzeichnet selbstvalidierte Minor-Versionen.

Beispiele aus der Übersicht: Abacus Lohnbuchhaltung ist für ELM 5.0 mit «swissdec certified plus» aufgeführt, zudem für ELM 5.1*, 5.3* und 5.5*. Abacus LohnLight ist für ELM 5.0 als «swissdec certified basic» zertifiziert; AbaSalary ist mit diesem Label für ELM 5.0 und 5.3* gelistet.

Accounto Software ist für ELM 5.0 als «swissdec certified basic» aufgeführt. Decidium-CH von ADP und bexio Lohnbuchhaltung sind jeweils für ELM 5.0, 5.1* und 5.3* mit diesem Label gelistet.

BMD Lohn ist für ELM 5.0 als «swissdec certified basic» aufgeführt. Für Proffix Px5 ist ELM 5.0 genannt; die Lohnsoftware lässt sich eigenständig oder integriert in die Proffix-Finanzbuchhaltung einsetzen. Proffix gibt an, dass über 1500 Schweizer KMU damit ihr Lohnwesen organisieren.

SwissSalary Ltd. ist für ELM 5.0, KLE 1.0 und SUA 1.0 zertifiziert und trägt das Label «swissdec certified plus». Bei selbstvalidierten Minor-Versionen bedeutet der Stern, dass der Hersteller seine Software über die Swissdec-Testsysteme validiert hat; diese Möglichkeit gilt für Versionen mit leichten Abweichungen von den Major-Versionen ELM 5.0 und ELM 6.0.

Prüfen Sie, welche Standardversion für das konkrete Produkt aufgeführt ist und ob die abgedeckten Empfänger zu Ihrem Betrieb passen. Dazu zählen Ausgleichskasse, Suva, UVG-, UVGZ-, KTG- und BVG-Versicherer, die kantonale Steuerverwaltung und bei Bedarf das Bundesamt für Statistik.

Klären Sie auch, wie sich die Lohnsoftware in bestehende Abläufe einfügt, etwa in Finanzbuchhaltung, Zeit- und Leistungsverwaltung sowie E-Banking. Da Swissdec die Standards weiterentwickelt, ist zudem relevant, wie schnell ein Anbieter neue Versionen nachzertifiziert.

Konkrete Kosten nennt der jeweilige Anbieter. Für eine Offerte sollten KMU die benötigten Standardversionen, Empfänger und Integrationen abgleichen.

Fazit: Zertifizierung als Eintritt in den digitalen Lohnverkehr

Die Zertifizierung ermöglicht KMU, Lohndaten einmal zu erfassen und direkt aus der Lohnsoftware an Versicherer und Behörden zu übermitteln. Das reduziert den administrativen Aufwand; die Übertragung erfolgt signiert und verschlüsselt.

Welche Lösung passt, hängt von den benötigten Empfängern, Standardversionen und betrieblichen Abläufen ab. Die Swissdec-Übersicht zeigt zertifizierte Programme und ERP-Hersteller mit den jeweiligen Produkten und Versionen.