Logiciels de gestion : normes pour la facturation électronique et l'échange de données

Facturation électronique et échange de données : normes de paiement et de facturation

La norme ISO 20022 concerne le trafic des paiements en Suisse. Pour l'échange de données entre clients et banques, SIX élabore et publie, pour le compte du Payments Committee Switzerland, des recommandations relatives aux Swiss Payment Standards (SIX). La norme EN 16931 définit quant à elle les exigences applicables aux factures électroniques structurées dans le contexte européen (GS1 Germany).

Les voies de transmission électroniques sont obligatoires pour les factures adressées à la Confédération. Il est possible d'envoyer un jeu de données structuré via un prestataire de services ou un PDF par e-mail ; un PDF seul ne satisfait pas aux exigences de la norme EN 16931 pour une facture électronique structurée.

ISO 20022 : norme suisse pour le trafic des paiements

L'ISO 20022 est la norme régissant l'échange électronique de données de paiement. Sur la place financière suisse, la migration vers la version 2019 de l'ISO 20022 est prévue pour le 14 novembre 2026. SIX publie les Swiss Payment Standards, qui incluent des instructions techniques pour le message ISO 20022 « Customer Payment Status Report » (SIX).

EN 16931 : norme européenne pour les factures électroniques structurées

L'initiative européenne « TVA à l'ère numérique » (VIDA) introduit progressivement la facturation électronique. Les factures électroniques doivent fondamentalement être conformes à la norme européenne EN 16931 (GS1 Germany).

La norme EN 16931 régit le contenu de la facture (sémantique), le format (syntaxe) et la méthode de transmission. Un PDF seul ne suffit pas à satisfaire aux exigences d'une facture électronique structurée.

Pour les entreprises suisses ayant des activités commerciales avec l'UE, la norme EN 16931 constitue la référence pertinente pour l'échange de données de facturation structurées. Cette norme concerne cet échange de factures, et non le trafic des paiements suisse régi par l'ISO 20022.

Factures adressées à la Confédération : voies de transmission

Les fournisseurs doivent soumettre électroniquement leurs factures à la Confédération. Sur environ 750’000 factures par an, plus de 90 % arrivent déjà sous forme électronique.

Il est possible d'envoyer un PDF par e-mail ou un jeu de données structuré via un prestataire de services. Pour les factures structurées, l'AFC cite PostFinance et Swisscom.

D'autres prestataires disposant d'une interface d'interconnexion avec PostFinance ou Swisscom peuvent également être utilisés. La Confédération traite directement les jeux de données structurés ; les fichiers PDF doivent être lus et extraits.

Logiciels de gestion : exigences envers les systèmes ERP

Le système ERP génère les données de facturation à partir des données de base. À cette fin, le numéro de participant doit être enregistré comme « adresse de facture électronique ». De nombreux systèmes ERP peuvent générer automatiquement des jeux de données de facturation.

Un prestataire de services crée et signe la facture électronique conforme à la loi et la transmet. Alternativement, les prestataires peuvent créer des factures structurées à partir des données d'impression de l'ERP ou de fichiers PDF.

Vérifiez dans le cahier des charges si l'ERP peut importer et exporter des données de paiement ISO 20022, des factures QR ainsi que des factures structurées selon la norme EN 16931. Complétez les données de base des clients avec le numéro de participant et testez l'envoi et la réception avec les prestataires et les partenaires commerciaux.

Testez l'envoi avec le destinataire de la facture et vérifiez si toutes les informations nécessaires sont transmises correctement. Indiquez la référence de facture dans la facture électronique afin que l'administration fédérale puisse la traiter efficacement.

Une comparaison de logiciels oppose bexio, KLARA, Banana et Abacus : bexio en tant que logiciel cloud pour les PME, KLARA pour le travail sans papier, Banana pour les indépendants et petites entreprises à l'aise avec les chiffres, et Abacus en tant qu'ERP pour les moyennes et grandes entreprises (bexio.com). Pour bexio, une autre comparaison mentionne les standards suisses tels que la facture QR, le BVR et eBill, ainsi que les connexions à UBS, Raiffeisen, ZKB ou PostFinance (giar.digital).

Vérifier l'échange de données dans le logiciel de gestion

SIX met à disposition un portail de validation visant à promouvoir l'utilisation uniforme de la norme ISO 20022 dans le trafic des paiements sur la place financière suisse (SIX).

Lors du choix du logiciel, les entreprises devraient examiner séparément les données de paiement et de facturation : l'ISO 20022 concerne le trafic des paiements, tandis que l'EN 16931 concerne l'échange de données de facturation structurées. Cela permet d'aligner les exigences en matière de formats et de transmission avec les partenaires commerciaux.