Software paghe certificata Swissdec per le PMI: fornitori e criteri di scelta

Certificazione Swissdec: il marchio di qualità per la contabilità salari

Swissdec è un’associazione senza scopo di lucro che assegna un marchio di qualità ai sistemi di contabilità salari. L’ente disciplina la trasmissione standardizzata dei dati salariali alle assicurazioni sociali e alle autorità.

Per le PMI, la certificazione significa poter dichiarare i dati salariali direttamente dal software paghe in formato elettronico. Si eliminano così diversi formulari e la doppia immissione delle stesse informazioni.

Chi c’è dietro Swissdec e quali enti ricevono i dati

L’associazione Swissdec riunisce i principali destinatari svizzeri dei dati salariali. Swissdec certifica i sistemi di contabilità salari, consiglia i produttori di software e vigila sulla trasmissione dei dati conforme alla legge.

Tra i destinatari figurano l’AVS e le casse di compensazione familiare (FAK), la Suva (LAINF), altre assicurazioni nei settori LAINF, LAINF complementare (LAINF-C), indennità giornaliera malattia (ICM) e previdenza professionale (LPP), nonché le amministrazioni fiscali e l’Ufficio federale di statistica.

Le assicurazioni sociali e le autorità sono al contempo mandanti e membri dell’associazione. Il certificato viene quindi coordinato con gli enti che ricevono effettivamente i dati salariali.

Procedura uniforme di dichiarazione dei salari (ELM): dichiarare una volta, distribuire automaticamente

La procedura uniforme di dichiarazione dei salari (ELM) organizza la trasmissione dei dati salariali alle assicurazioni sociali e alle autorità. Il programma paghe compila automaticamente le informazioni rilevanti per i rispettivi destinatari.

I dati possono essere trasmessi con un clic all’AVS, alle assicurazioni, alla Suva, alle autorità fiscali e all’Ufficio federale di statistica. Un cosiddetto distributore li inoltra elettronicamente.

La trasmissione è firmata e cifrata ed è conforme allo più recente standard di sicurezza. Le aziende decidono autonomamente a quali destinatari inviare i dati; non sono più necessari formulari cartacei o web.

Vantaggi quotidiani per le PMI

La trasmissione standardizzata riduce il carico di lavoro legato alla dichiarazione dei salari e può abbassare i costi amministrativi e l’onere di verifica. Viene meno la compilazione multipla di formulari e la ripetuta immissione degli stessi dati.

Meno errori significano correzioni dispendiose in termini di tempo meno frequenti. Inoltre, si evitano premi eccessivi.

La sovranità sui dati resta in capo all’azienda: è l’impresa a decidere a chi trasmettere i dati salariali.

Principali vantaggi del software paghe certificato Swissdec per le PMI

Novità con ELM 5.0: più processi direttamente dal software paghe

Con ELM 5.0 sono state ampliate le dichiarazioni di assunzione, variazione e cessazione del rapporto di lavoro (EMA). Sono ora disponibili anche per la cassa di compensazione familiare (FAK) e la previdenza professionale (LPP).

Le variazioni dell’importo del salario o del grado di occupazione possono essere trasmesse direttamente dalla contabilità salari all’istituto di previdenza. Le risposte delle assicurazioni possono essere ricevute nel programma paghe.

Le dichiarazioni di entrata e uscita vengono inviate simultaneamente all’AVS e alla cassa di compensazione familiare. Le dichiarazioni salariali alle casse pensioni transitano tramite ELM, eliminando così la dichiarazione cartacea.

I salari negativi possono essere dichiarati all’AVS; se previsto da accordo, sono possibili dichiarazioni mensili all’AVS. Le dichiarazioni dei frontalieri dai Cantoni di confine svizzeri verso Francia e Italia vengono trasmesse elettronicamente.

Il rilevamento della struttura salariale avviene mensilmente invece che ogni due anni. La panoramica Swissdec elenca, oltre a ELM 5.0, anche le versioni minori autovalidate come ELM 5.1*, 5.3* e 5.5*.

Standard di prestazione CH (KLE): gestire i sinistri senza carta

Con lo Standard di prestazione CH (KLE) è possibile eseguire direttamente nel software paghe le fasi processuali della gestione dei sinistri, dalla segnalazione dell’evento alla chiusura del caso. KLE copre LAINF, LAINF-C e ICM e standardizza la comunicazione tra azienda e assicurazione.

L’utilizzo è attualmente possibile con la Suva. Swissdec rilascia ai produttori ERP il certificato con l’etichetta «swissdec certified plus»; ciò riduce gli accordi manuali per posta o e-mail.

Cosa devono considerare le PMI nella scelta di un software paghe certificato

La panoramica Swissdec dei produttori ERP certificati è consultabile su swissdec.ch. Elenta fornitori, prodotti, etichette di certificazione e versioni dello standard; un asterisco contrassegna le versioni minori autovalidate.

Esempi tratti dalla panoramica: Abacus Lohnbuchhaltung è elencata per ELM 5.0 con «swissdec certified plus», nonché per ELM 5.1*, 5.3* e 5.5*. Abacus LohnLight è certificata per ELM 5.0 come «swissdec certified basic»; AbaSalary figura con questa etichetta per ELM 5.0 e 5.3*.

Accounto Software è elencata per ELM 5.0 come «swissdec certified basic». Decidium-CH di ADP e bexio Lohnbuchhaltung sono entrambe elencate con questa etichetta per ELM 5.0, 5.1* e 5.3*.

BMD Lohn è elencata per ELM 5.0 come «swissdec certified basic». Per Proffix Px5 è indicata ELM 5.0; il software paghe può essere utilizzato in modo autonomo o integrato nella contabilità finanziaria Proffix. Proffix indica che oltre 1500 PMI svizzere organizzano con questo strumento la propria gestione salari.

SwissSalary Ltd. è certificata per ELM 5.0, KLE 1.0 e SUA 1.0 e porta l’etichetta «swissdec certified plus». Nel caso delle versioni minori autovalidate, l’asterisco significa che il produttore ha validato il proprio software tramite i sistemi di test Swissdec; questa possibilità vale per versioni con lievi scostamenti rispetto alle versioni major ELM 5.0 ed ELM 6.0.

Verificate quale versione dello standard è indicata per il prodotto specifico e se i destinatari coperti corrispondono alle esigenze della vostra azienda. Tra questi vi sono la cassa di compensazione, la Suva, le assicurazioni LAINF, LAINF-C, ICM e LPP, l’amministrazione fiscale cantonale e, se necessario, l’Ufficio federale di statistica.

Chiarite inoltre come il software paghe si integra nei processi esistenti, ad esempio nella contabilità finanziaria, nella gestione del tempo e delle prestazioni nonché nell’e-banking. Poiché Swissdec sviluppa ulteriormente gli standard, è rilevante anche la rapidità con cui un fornitore ottiene la ricertificazione per le nuove versioni.

I costi concreti sono indicati dal rispettivo fornitore. Per un’offerta, le PMI dovrebbero confrontare le versioni dello standard necessarie, i destinatari e le integrazioni.

Conclusione: la certificazione come accesso alla circolazione digitale dei salari

La certificazione permette alle PMI di acquisire i dati salariali una sola volta e di trasmetterli direttamente dal software paghe alle assicurazioni e alle autorità. Ciò riduce l’onere amministrativo; la trasmissione avviene firmata e cifrata.

La soluzione adatta dipende dai destinatari necessari, dalle versioni dello standard e dai processi aziendali. La panoramica Swissdec mostra i programmi certificati e i produttori ERP con i rispettivi prodotti e versioni.