Quali metriche di licenza devono registrare le PMI svizzere per il software aziendale

Perché le metriche di licenza nelle PMI svizzere sono raramente registrate correttamente

Molte PMI svizzere lavorano con soluzioni isolate: Excel, software di contabilità separati e, in mezzo, un sistema di gestione delle merci. I dati vengono inseriti più volte, riconciliati manualmente e gestiti in strumenti separati.

Questo sforzo non appare in nessuna fattura, ma impegna tempo lavorativo ogni settimana. Proprio qui mancano gli indicatori chiave per controllare i costi delle licenze.

Uno studio della FHNW mostra: solo circa il 35 percento delle PMI svizzere utilizza software settoriale specializzato. Le restanti lavorano con Excel e perdono in media dal 15 al 25 percento di produttività.

Per il software delle PMI, i costi variano tra CHF 0 e 100 per utente e mese, a seconda dei moduli e del fornitore. Le moderne soluzioni cloud si ammortizzano tipicamente in tre-sei mesi.

Fatti importanti sulla gestione delle licenze nelle PMI svizzere

Utenti e ruoli: la base di ogni calcolo delle licenze

La definizione di PMI secondo l'UST (Ufficio federale di statistica) comprende aziende con da 1 a 250 dipendenti. Questa fascia è il primo indicatore nell'inventario delle licenze.

Non è decisiva la testa conta, bensì il numero di persone che accedono effettivamente al sistema. Per ogni persona vanno registrati ruolo, accesso ai moduli e modalità di accesso tramite browser o app mobile.

Come riferimento serve la fascia da CHF 0 a 100 per utente e mese. Su un anno, questo corrisponde a CHF 200 fino a 1'200 per utente, a seconda del fornitore.

Il moderno software per PMI funziona per lo più come soluzione cloud con login via browser o app mobile. La modalità di fornitura determina se la fatturazione avviene per persona o per installazione.

Quali moduli sono realmente licenziati e utilizzati

In Svizzera, il software per PMI comprende tipicamente moduli per preventivi, fatture, rilevazione tempi, CRM, gestione progetti e magazzino. A ciò si aggiunge l'esportazione contabile.

Con un sistema ERP si aggiungono finanza, vendite, acquisti, magazzino, produzione, progetti e assistenza. Tutti poggiano su una base dati comune.

Per ogni modulo sono necessarie due indicazioni: se è licenziato e se viene effettivamente utilizzato. La differenza evidenzia le licenze inutilizzate.

Ha senso definire un volume per modulo, non solo un totale complessivo. Così diventa visibile quale area guida i costi di licenza.

Abbonamento cloud o on-premises: due logiche di licenza, due set di metriche

Microsoft Dynamics 365 Business Central è orientato al cloud-first, Abacus copre sia cloud che on-premises, SAP Business One gira come SAP Cloud o on-premises.

I modelli in abbonamento vengono fatturati ricorrentemente su base mensile, le soluzioni installate sono investimenti una tantum. Entrambe le logiche richiedono indicatori diversi.

A seconda della forma operativa, vanno registrati tempi di durata, modalità di rinnovo, tipo di fornitura e ritmo di pagamento in CHF. In questo modo le offerte diventano comparabili.

L'impegno di implementazione differisce nettamente: 3-6 mesi per Abacus, 3-9 per Dynamics 365 Business Central e 6-18 per SAP Business One.

Classifica degli impegni di implementazione per fornitore

Cloud vs. On-Premises: vantaggi e svantaggi per le PMI svizzere

Metriche dei costi: canone mensile, introduzione e sforzo totale

I costi di ingresso mensili partono da CHF 600 per Abacus, da CHF 800 per Dynamics 365 Business Central e da CHF 2'000 per SAP Business One.

Un abbonamento basso non garantisce un progetto economico. Canone mensile e sforzo di introduzione vanno registrati separatamente, poiché variano in misura diversa.

Dal canone mensile e dalla durata dell'introduzione in mesi si possono derivare i costi del progetto. Entrambi i valori appartengono alla stessa panoramica.

Tutti gli importi vanno gestiti in CHF. Così i costi di ingresso, lo sforzo di introduzione e lo sforzo totale restano comparabili tra i diversi fornitori.

Confronto dei costi di licenza per utente e mese per fornitore

Contare anche interfacce, add-on e livelli di espansione

Dynamics 365 Business Central può essere introdotto in modo modulare ed esteso con app e add-on integrati negli ambienti Microsoft esistenti.

Swiss GAAP e CO (Codice delle obbligazioni) sono coperti da SAP Business One e Dynamics 365 Business Central tramite add-on, mentre Abacus li supporta nativamente. Se manca una copertura nativa, nasce uno sforzo di adattamento.

Le estensioni aumentano il volume senza che cresca il numero di utenti. App, moduli salariali e finanziari, utilizzo mobile e integrazione Office sono voci proprie nell'inventario.

Lo sforzo di adattamento per i requisiti svizzeri va aggiunto come valore separato. Non può essere dedotto dal prezzo della licenza.

Documentare i diritti d'uso: cosa concede effettivamente la licenza

Il diritto d'autore concede diritti economici, come la riproduzione, la pubblicazione e la concessione in licenza. Accanto a questi vi sono diritti personali, come il riconoscimento della paternità dell'opera.

È protetto il codice sorgente dei programmi per elaboratore, ma non gli algoritmi sottostanti. Il diritto d'autore non protegge nemmeno semplici idee, concetti e istruzioni, anche se individuali.

La protezione sorge automaticamente con la creazione, senza formalità e senza registrazione; in Svizzera non esistono registri pubblici. Per i programmi per elaboratore, essa si estingue 50 anni dopo la morte dell'autore.

Nell'inventario vanno fissati l'ambito della licenza, la durata, i diritti trasferiti e il numero di installazioni consentite. Queste quattro indicazioni decidono cosa accade alla licenza in caso di cambio di sistema.

Metriche operative e di protezione dei dati con riferimento svizzero

Il software per PMI svizzere deve supportare fatture QR secondo SIX, traffico dei pagamenti ISO-20022, liquidazione IVA e piani dei conti svizzeri. Questi punti vanno inseriti nell'inventario come indicazioni sì/no.

L'IVA svizzera, con un'aliquota normale attualmente dell'8,1 percento, è coperta nativamente nei tre sistemi ERP diffusi. Swiss GAAP e CO, a seconda del sistema, solo tramite add-on.

Vanno registrate anche le indicazioni di compliance: rispetto della Legge federale sulla protezione dei dati revisionata e ubicazione dei server. Si raccomanda un'ubicazione dei server in Svizzera.

Il CHF come valuta principale non è scontato nelle soluzioni internazionali. Senza un supporto nativo nasce uno sforzo di adattamento, che crea ex post la conformità svizzera.

Inventario delle licenze nella pratica quotidiana: ritmo, responsabilità e tracciabilità

Per l'inventario serve una persona nominata e una data fissa di verifica. Senza responsabilità, numeri di utenti, accessi ai moduli e durate invecchiano prima di essere valutati.

Crescita, nuove sedi, carenza di manodopera specializzata, esigenze della catena di fornitura o processi clienti più complessi mostrano i limiti di paesaggi sistemici cresciuti organicamente. L'inventario fornisce i numeri per la decisione.

La scelta dell'ERP avviene in sette passi: chiarire gli obiettivi aziendali, analizzare i processi, prioritizzare i requisiti, confrontare i fornitori, testare la facilità d'uso, pianificare la migrazione e realizzare l'introduzione con un partner.

Metriche registrate correttamente forniscono indicatori chiave per il confronto tra fornitori e la pianificazione della migrazione. Il passaggio a un nuovo sistema diventa pianificabile invece che reattivo.

Sette passi per la scelta dell'ERP per le PMI svizzere

Indicazioni obbligatorie nell'inventario delle licenze per le PMI svizzere