Welche Lizenzmetriken Schweizer KMU bei Business-Software erfassen müssen

Warum Lizenzmetriken in Schweizer KMU selten sauber erfasst sind

Viele Schweizer KMU arbeiten mit Insellösungen: Excel, separate Buchhaltungssoftware, dazwischen ein Warenwirtschaftssystem. Daten werden mehrfach erfasst, manuell abgeglichen und in getrennten Tools gepflegt.

Der Aufwand erscheint in keiner Rechnung, bindet aber wöchentlich Arbeitszeit. Genau dort fehlen Kennzahlen zur Steuerung der Lizenzkosten.

Eine FHNW-Studie zeigt: Nur rund 35 Prozent der Schweizer KMU nutzen spezialisierte Branchensoftware. Die übrigen arbeiten mit Excel und verlieren im Schnitt 15 bis 25 Prozent Produktivität.

Bei KMU-Software liegen die Kosten je nach Modulen und Anbieter zwischen CHF 0 und 100 pro Benutzer und Monat. Moderne Cloud-Lösungen amortisieren sich typischerweise in drei bis sechs Monaten.

Wichtige Fakten zu Lizenzmanagement in Schweizer KMU

Benutzer und Rollen: das Fundament jeder Lizenzrechnung

Die KMU-Definition gemäss BFS umfasst Betriebe mit 1 bis 250 Mitarbeitenden. Diese Bandbreite ist die erste Kennzahl im Lizenzinventar.

Entscheidend ist nicht die Kopfzahl, sondern die Zahl der tatsächlich zugreifenden Personen. Erfassen Sie je Person Rolle, Modulzugriff und Zugang per Browser oder Mobile-App.

Als Referenz dient die Bandbreite von CHF 0 bis 100 pro Benutzer und Monat. Über ein Jahr ergibt das je nach Anbieter CHF 200 bis 1'200 pro Benutzer.

Moderne KMU-Software läuft meist als Cloud-Lösung mit Login über Browser oder Mobile-App. Die Bereitstellungsart bestimmt, ob pro Person oder pro Installation abgerechnet wird.

Welche Module wirklich lizenziert und genutzt werden

In der Schweiz umfasst KMU-Software typischerweise Module für Offerten, Rechnungen, Zeiterfassung, CRM, Projektmanagement und Lagerverwaltung. Dazu kommt der Buchhaltungsexport.

Bei einem ERP-System kommen Finanzen, Verkauf, Einkauf, Lager, Produktion, Projekte und Service hinzu. Sie liegen auf einer gemeinsamen Datenbasis.

Pro Modul sind zwei Angaben nötig: ob es lizenziert ist und ob es tatsächlich genutzt wird. Die Differenz zeigt ungenutzte Lizenzen.

Sinnvoll ist ein Mengengerüst pro Modul, nicht nur eine Gesamtzahl. So wird sichtbar, welcher Bereich die Lizenzkosten treibt.

Cloud-Abo oder On-Premises: zwei Lizenzlogiken, zwei Metriksets

Microsoft Dynamics 365 Business Central ist Cloud-first ausgerichtet, Abacus deckt Cloud und On-Premises ab, SAP Business One läuft als SAP Cloud oder On-Premises.

Abo-Modelle werden wiederkehrend und monatlich abgerechnet, installierte Lösungen sind einmalige Investitionen. Beide Logiken brauchen unterschiedliche Kennzahlen.

Je Betriebsform sind Laufzeit, Verlängerungsmodalitäten, Bereitstellungsart und Zahlungsrhythmus in CHF zu erfassen. Damit werden Angebote vergleichbar.

Der Implementierungsaufwand unterscheidet sich deutlich: 3 bis 6 Monate bei Abacus, 3 bis 9 bei Dynamics 365 Business Central und 6 bis 18 bei SAP Business One.

Rangfolge der Implementierungsaufwände nach Anbieter

Cloud vs. On-Premises: Vor- und Nachteile für Schweizer KMU

Kostenmetriken: Monatspauschale, Einführung und Gesamtaufwand

Die Einstiegskosten pro Monat liegen bei Abacus ab CHF 600, bei Dynamics 365 Business Central ab CHF 800 und bei SAP Business One ab CHF 2'000.

Ein tiefes Abo garantiert kein günstiges Projekt. Monatspauschale und Einführungsaufwand sind getrennt zu erfassen, weil sie unterschiedlich stark variieren.

Aus Monatspauschale und Einführungsdauer in Monaten lassen sich die Projektkosten herleiten. Beide Werte gehören in dieselbe Übersicht.

Alle Beträge sind in CHF zu führen. So bleiben Einstiegskosten, Einführungsaufwand und Gesamtaufwand über Anbieter hinweg vergleichbar.

Vergleich der Lizenzkosten je Benutzer und Monat nach Anbieter

Schnittstellen, Add-ons und Ausbaustufen mitzählen

Dynamics 365 Business Central lässt sich modular einführen und mit Apps und Add-ons erweitern, die in bestehende Microsoft-Umgebungen integriert werden.

Swiss GAAP und OR decken SAP Business One und Dynamics 365 Business Central über Add-ons ab, Abacus nativ. Fehlt eine native Abdeckung, entsteht Anpassungsaufwand.

Erweiterungen erhöhen das Mengengerüst, ohne dass die Benutzerzahl steigt. Apps, Lohn- und Finanzmodule, mobile Nutzung und Office-Anbindung sind eigene Positionen im Inventar.

Der Anpassungsaufwand für Schweizer Anforderungen gehört als separater Wert dazu. Er lässt sich nicht aus dem Lizenzpreis ableiten.

Nutzungsrechte dokumentieren: Was die Lizenz überhaupt einräumt

Das Urheberrecht räumt wirtschaftliche Rechte ein, etwa Vervielfältigung, Veröffentlichung und Lizenzierung. Daneben stehen persönliche Rechte wie die Anerkennung der Urheberschaft.

Geschützt ist der Quelltext von Computerprogrammen, nicht aber die zugrunde liegenden Algorithmen. Blosse Ideen, Konzepte und Anweisungen schützt das Urheberrecht ebenfalls nicht, selbst wenn sie individuell sind.

Der Schutz entsteht automatisch mit der Schöpfung, ohne Formalitäten und ohne Anmeldung; in der Schweiz werden keine Register geführt. Für Computerprogramme erlischt er 50 Jahre nach dem Tod des Urhebers.

Im Inventar festzuhalten sind Umfang der Lizenz, Dauer, übertragene Rechte und die Anzahl zulässiger Installationen. Diese vier Angaben entscheiden, was bei einem Systemwechsel mit der Lizenz passiert.

Betriebs- und Datenschutzmetriken mit Schweizer Bezug

Schweizer KMU-Software muss QR-Rechnungen nach SIX, ISO-20022-Zahlungsverkehr, MwSt-Abrechnung und die Schweizer Kontenrahmen unterstützen. Diese Punkte gehören als Ja/Nein-Angaben ins Inventar.

Die Schweizer MwSt mit einem Normalsatz von aktuell 8.1 Prozent ist bei den drei verbreiteten ERP-Systemen nativ abgedeckt. Swiss GAAP und OR je nach System nur über Add-ons.

Compliance-Angaben sind ebenfalls zu erfassen: Einhaltung des revidierten Datenschutzgesetzes und Serverstandort. Ein Schweizer Serverstandort wird empfohlen.

CHF als Hauptwährung ist bei internationalen Lösungen nicht selbstverständlich. Ohne native Unterstützung entsteht Anpassungsaufwand, der Schweizer Konformität erst herstellt.

Lizenzinventar im Alltag: Rhythmus, Zuständigkeit und Nachvollziehbarkeit

Für das Inventar braucht es eine benannte Person und einen festen Prüftermin. Ohne Zuständigkeit veralten Benutzerzahlen, Modulzugriffe und Laufzeiten, bevor sie ausgewertet werden.

Wachstum, neue Standorte, Fachkräftemangel, Lieferkettenanforderungen oder anspruchsvollere Kundenprozesse zeigen die Grenzen gewachsener Systemlandschaften. Das Inventar liefert die Zahlen für den Entscheid.

Die ERP-Auswahl erfolgt in sieben Schritten: Geschäftsziele klären, Prozesse analysieren, Anforderungen priorisieren, Anbieter vergleichen, Benutzerfreundlichkeit testen, Migration planen und die Einführung mit einem Partner umsetzen.

Sauber erfasste Metriken liefern Kennzahlen für Anbietervergleich und Migrationsplanung. Der Wechsel auf ein neues System wird planbar statt reaktiv.

Sieben Schritte zur ERP-Auswahl für Schweizer KMU

Pflichtangaben im Lizenzinventar für Schweizer KMU