Business-Software: Standards für E-Rechnung, Datenaustausch

E-Rechnung und Datenaustausch: Zahlungs- und Rechnungsstandards

ISO 20022 betrifft den Schweizer Zahlungsverkehr. Für den Kunde-Bank-Datenaustausch erarbeitet und publiziert SIX im Auftrag des Payments Committee Switzerland Empfehlungen für die Swiss Payment Standards (SIX). EN 16931 legt dagegen Anforderungen an strukturierte E-Rechnungen im europäischen Kontext fest (GS1 Germany).

Für Rechnungen an den Bund sind elektronische Übermittlungswege vorgeschrieben. Möglich sind ein strukturierter Datensatz über einen Service-Provider oder ein PDF per E-Mail; ein PDF allein erfüllt die Anforderungen von EN 16931 an eine strukturierte E-Rechnung nicht.

ISO 20022: Schweizer Zahlungsverkehrsstandard

ISO 20022 ist der Standard für den elektronischen Austausch von Zahlungsverkehrsdaten. Auf dem Finanzplatz Schweiz ist die Umstellung auf ISO 20022 Version 2019 für den 14. November 2026 angekündigt. SIX veröffentlicht die Swiss Payment Standards; dazu gehören technische Anleitungen für die ISO-20022-Meldung Customer Payment Status Report (SIX).

EN 16931: Europäischer Standard für strukturierte E-Rechnungen

Die EU-Initiative «VAT in the Digital Age» (VIDA) führt die E-Rechnung schrittweise ein. E-Rechnungen müssen grundsätzlich der europäischen Norm EN 16931 entsprechen (GS1 Germany).

EN 16931 regelt den Rechnungsinhalt (Semantik), das Format (Syntax) und die Übermittlungsmethode. Ein PDF allein genügt den Anforderungen an eine strukturierte E-Rechnung nicht.

Für Schweizer Unternehmen mit EU-Geschäft ist EN 16931 der relevante Standard für den Austausch strukturierter Rechnungsdaten. Die Norm betrifft diesen Rechnungsaustausch, nicht den Schweizer Zahlungsverkehr nach ISO 20022.

Rechnungen an den Bund: Übermittlungswege

Lieferanten müssen Rechnungen an den Bund elektronisch einreichen. Von rund 750’000 Rechnungen pro Jahr treffen bereits mehr als 90 Prozent elektronisch ein.

Möglich sind ein PDF per E-Mail oder ein strukturierter Datensatz über einen Service-Provider. Für strukturierte Rechnungen nennt die EFV PostFinance und Swisscom.

Auch andere Provider mit einer Interconnect-Schnittstelle zu PostFinance oder Swisscom können genutzt werden. Der Bund übernimmt strukturierte Datensätze direkt; PDF-Dateien müssen ausgelesen werden.

Business-Software: Anforderungen an ERP-Systeme

Das ERP erzeugt Rechnungsdaten aus den Stammdaten. Dafür muss die Teilnehmernummer als «elektronische Rechnungsadresse» hinterlegt sein. Viele ERP-Systeme können Rechnungsdatensätze automatisiert erzeugen.

Ein Service-Provider erstellt und signiert die gesetzeskonforme E-Rechnung und stellt sie zu. Alternativ können Provider strukturierte Rechnungen aus ERP-Druckerdaten oder PDF-Dateien erstellen.

Prüfen Sie im Pflichtenheft, ob das ERP ISO-20022-Zahlungsdaten, QR-Rechnungen sowie strukturierte Rechnungen nach EN 16931 ein- und ausgeben kann. Ergänzen Sie die Kundenstammdaten um die Teilnehmernummer und testen Sie Versand und Empfang mit Providern und Geschäftspartnern.

Testen Sie den Versand mit dem Rechnungsempfänger und prüfen Sie, ob alle notwendigen Informationen korrekt übermittelt werden. Vermerken Sie die Rechnungsreferenz in der E-Rechnung, damit die Bundesverwaltung sie effizient verarbeiten kann.

Ein Softwarevergleich stellt bexio, KLARA, Banana und Abacus gegenüber: bexio als Cloud-Software für KMU, KLARA für papierloses Arbeiten, Banana für zahlenaffine Selbstständige und kleine Firmen und Abacus als ERP für mittlere bis grosse Unternehmen (bexio.com). Bei bexio nennt ein weiterer Vergleich Schweizer Standards wie QR-Rechnung, ESR und eBill sowie Anbindungen an UBS, Raiffeisen, ZKB oder PostFinance (giar.digital).

Datenaustausch in der Business-Software prüfen

SIX stellt ein Validierungsportal bereit, das die einheitliche Verwendung des ISO-20022-Standards im Zahlungsverkehr auf dem Finanzplatz Schweiz fördern soll (SIX).

Bei der Softwareauswahl sollten Unternehmen Zahlungs- und Rechnungsdaten getrennt betrachten: ISO 20022 betrifft den Zahlungsverkehr, EN 16931 den Austausch strukturierter Rechnungsdaten. So lassen sich Anforderungen an Formate und Übermittlung mit den Geschäftspartnern abstimmen.