Software aziendale: standard per la fattura elettronica e lo scambio di dati

Fattura elettronica e scambio di dati: standard per pagamenti e fatture

Lo standard ISO 20022 riguarda il traffico dei pagamenti in Svizzera. Per lo scambio di dati tra cliente e banca, SIX elabora e pubblica, su mandato del Payments Committee Switzerland, le raccomandazioni relative agli Swiss Payment Standards (SIX). La norma EN 16931 definisce invece i requisiti per le fatture elettroniche strutturate nel contesto europeo (GS1 Germany).

Per le fatture indirizzate alla Confederazione sono prescritte vie di trasmissione elettroniche. Sono possibili un set di dati strutturato tramite un service provider o un PDF inviato per e-mail; un semplice PDF non soddisfa i requisiti della norma EN 16931 per una fattura elettronica strutturata.

ISO 20022: lo standard svizzero per il traffico dei pagamenti

L’ISO 20022 è lo standard per lo scambio elettronico di dati relativi ai pagamenti. Sulla piazza finanziaria svizzera è previsto il passaggio alla versione 2019 dell’ISO 20022 per il 14 novembre 2026. SIX pubblica gli Swiss Payment Standards, che includono istruzioni tecniche per il messaggio ISO 20022 «Customer Payment Status Report» (SIX).

EN 16931: lo standard europeo per le fatture elettroniche strutturate

L’iniziativa dell’UE «VAT in the Digital Age» (VIDA) introduce gradualmente la fattura elettronica. Le fatture elettroniche devono fondamentalmente essere conformi alla norma europea EN 16931 (GS1 Germany).

La norma EN 16931 regola il contenuto della fattura (semantica), il formato (sintassi) e il metodo di trasmissione. Un semplice PDF non soddisfa i requisiti di una fattura elettronica strutturata.

Per le aziende svizzere con attività commerciali nell’UE, l’EN 16931 è lo standard rilevante per lo scambio di dati fatturativi strutturati. La norma concerne questo scambio di fatture, non il traffico dei pagamenti svizzero regolato dall’ISO 20022.

Fatture alla Confederazione: vie di trasmissione

I fornitori devono presentare elettronicamente le fatture alla Confederazione. Delle circa 750’000 fatture annuali, oltre il 90 percento arriva già in formato elettronico.

Sono possibili un PDF inviato per e-mail o un set di dati strutturato tramite un service provider. Per le fatture strutturate, l’Amministrazione federale delle finanze (AFF) indica PostFinance e Swisscom.

Possono essere utilizzati anche altri provider dotati di un’interfaccia Interconnect con PostFinance o Swisscom. La Confederazione accetta direttamente i set di dati strutturati; i file PDF devono essere letti ed elaborati.

Software aziendale: requisiti per i sistemi ERP

Il sistema ERP genera i dati di fatturazione a partire dai dati master. A tale scopo, il numero di partecipante deve essere registrato come «indirizzo elettronico per le fatture». Molti sistemi ERP sono in grado di generare automaticamente set di dati fatturativi.

Un service provider crea e firma la fattura elettronica conforme alla legge e ne gestisce l’invio. In alternativa, i provider possono creare fatture strutturate a partire dai dati di stampa dell’ERP o da file PDF.

Verificate nel capitolato d’oneri se l’ERP può importare ed esportare dati di pagamento ISO 20022, fatture QR e fatture strutturate conformi alla norma EN 16931. Integrate i dati master dei clienti con il numero di partecipante e testate l’invio e la ricezione con i provider e i partner commerciali.

Testate l’invio con il destinatario della fattura e verificate che tutte le informazioni necessarie siano trasmesse correttamente. Indicate il riferimento della fattura nella fattura elettronica, affinché l’Amministrazione federale possa elaborarla in modo efficiente.

Un confronto software mette a confronto bexio, KLARA, Banana e Abacus: bexio come software cloud per le PMI, KLARA per il lavoro senza carta, Banana per liberi professionisti e piccole imprese con affinità per i numeri e Abacus come ERP per aziende di medie e grandi dimensioni (bexio.com). In un ulteriore confronto su bexio vengono citati standard svizzeri come la fattura QR, il RSR e eBill, nonché le connessioni con UBS, Raiffeisen, ZKB o PostFinance (giar.digital).

Verificare lo scambio di dati nel software aziendale

SIX mette a disposizione un portale di validazione volto a promuovere l’uso uniforme dello standard ISO 20022 nel traffico dei pagamenti sulla piazza finanziaria svizzera (SIX).

Nella scelta del software, le aziende dovrebbero considerare separatamente i dati di pagamento e quelli di fatturazione: l’ISO 20022 riguarda il traffico dei pagamenti, mentre l’EN 16931 concerne lo scambio di dati fatturativi strutturati. In questo modo è possibile coordinare con i partner commerciali i requisiti relativi ai formati e alla trasmissione.