Mandatsvertrag mit dem Treuhänder: Diese Punkte klar regeln

Formfrei heisst nicht sorglos: Warum sich ein schriftlicher Mandatsvertrag auszahlt

Der Treuhandvertrag ist im schweizerischen Obligationenrecht nicht ausdrücklich geregelt. Er gilt als Innominatvertrag und untersteht fast ausschliesslich dem Auftragsrecht.

Der Vertrag kann formfrei geschlossen werden, auch mündlich. Aus Beweisgründen und zur Abwehr von Schadenersatzklagen empfiehlt sich ein schriftlicher Mandatsvertrag.

Ein schriftlicher Vertrag hält Pflichten, Honorar und Herausgabepflichten klar fest und ordnet Risiken und Kosten zu.

Für klassische Treuhandverhältnisse verlangt die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) in ihrem Merkblatt zu Treuhandverhältnissen ohnehin einen schriftlichen Vertrag.

Auftragsrecht statt Werk- oder Arbeitsvertrag: was das für die Pflichten des Treuhänders bedeutet

Der Treuhandvertrag ist gesetzlich nicht geregelt; auf ihn ist das Auftragsrecht anwendbar (Art. 394 OR).

Der Treuhänder schuldet die sorgfältige Ausführung der übertragenen Geschäfte im Interesse des Treugebers, nicht einen bestimmten Erfolg. Darin liegt die Abgrenzung zum Werkvertrag.

Vom Arbeitsvertrag unterscheidet sich das Mandat durch fehlende Eingliederung in die Arbeitsorganisation des Treugebers und fehlende Weisungsgebundenheit.

Inhaltlich kümmert sich der Treuhänder nach den Weisungen des Treugebers um das Treugut; seine Tätigkeit gestaltet er im Übrigen selbst frei.

Treugut und Treuhandabrede präzise umschreiben

Im Kern übergibt der Treugeber einen Gegenstand – das Treugut – an den Treuhänder. Dieser kümmert sich nach Weisungen darum und vertritt den Treugeber nach aussen.

Der Vertrag muss das Treugut exakt beschreiben. Nach dem ESTV-Merkblatt sind zudem Name und genaue Adresse des Treugebers aufzunehmen.

Für jedes Treuhandverhältnis ist eine separate Buchhaltung zu führen.

Treuhandaufgaben sind vielfältig: Buchhaltung, Steuerberatung, Vertretung in Verwaltungsräten oder Vermögensverwaltung. Als Treugut kommen je nach Mandat auch Wertschriften, Beteiligungen, Forderungen und Liegenschaften in Frage.

Die Treuhandabrede bindet die übertragene Rechtsmacht und stellt sicher, dass der Treuhänder im Sinne des Treugebers handelt.

Handeln im eigenen Namen auf fremde Rechnung: Rechtsmacht und Weisungsbefugnis eingrenzen

Beim Treuhandgeschäft übt der Treuhänder Rechte im eigenen Namen, aber für fremdes Interesse aus. Er handelt auf Rechnung des Treugebers.

Innen- und Aussenverhältnis sind auseinanderzuhalten. Der Vertrag bestimmt, in welchem Umfang der Treuhänder nach aussen auftreten darf und für welche Geschäfte die vorgängige Zustimmung des Treugebers nötig ist.

Ebenso regelt er, wie Weisungen erteilt und dokumentiert werden. Die Treuhandabrede bindet die übertragene Rechtsmacht und macht das Handeln im Sinne des Treugebers nachvollziehbar.

Honorar, Auslagen und Nebenkosten verbindlich festhalten

Im Auftragsrecht ist eine Vergütung nur geschuldet, wenn sie verabredet oder üblich ist. Ein unentgeltlicher Auftrag wäre nach dem Gesetz zulässig.

Die ESTV hält in ihrem Merkblatt fest, dass der Treuhänder für seine Bemühungen eine entsprechende Entschädigung erhalten soll. Auch die Standesregeln von TREUHAND SUISSE und EXPERTSUISSE sehen eine Vergütung vor.

Der Vertrag soll Honorar, Auslagenersatz und Nebenkosten ausdrücklich regeln: Berechnungsbasis, Ansätze, Pauschalen und Zahlungsmodalitäten.

Fehlt eine schriftliche Abrede, bleiben Umfang und Fälligkeit der Vergütung offen.

Sorgfaltspflicht, Haftung und Risikoverteilung regeln

Der Treuhänder schuldet sorgfältige Ausführung, nicht einen bestimmten Erfolg. Diese fehlende Werkgarantie soll der Mandatsvertrag ausdrücklich transparent machen, damit keine falschen Erwartungen entstehen.

Zu regeln sind Umfang und Grenzen der Haftung sowie die Abgrenzung der Verantwortungsbereiche der Parteien.

Weisungen des Treugebers können die Verantwortlichkeit verschieben. Der Vertrag soll deshalb festhalten, wie sie erteilt und dokumentiert werden und welche Folgen sie für die Verantwortlichkeit haben.

Beendigung des Mandats: Kündigung, Todesfall und Herausgabepflichten

Beide Parteien können den Auftrag jederzeit kündigen oder widerrufen (Art. 404 OR), jedoch nicht zur Unzeit.

Für den Tod einer Partei sind klare Regelungen angezeigt; sie verhindern Erbstreitigkeiten und Beweisnotstände.

Bei Beendigung besteht eine umfassende Herausgabepflicht für alle erhaltenen Unterlagen und das Treugut. Der Vertrag soll Form und Frist der Übergabe festlegen.

Steuerliche Anerkennung: Offenlegung des Treuhandverhältnisses nicht vergessen

Die steuerliche Anerkennung setzt voraus, dass das Treuhandverhältnis gegenüber der Steuerverwaltung offengelegt wird und die allgemeinen Anerkennungsvoraussetzungen erfüllt sind.

Der Vertrag soll diese Offenlegung ermöglichen. Dazu gehören der Name und die genaue Adresse des Treugebers sowie eine exakte Beschreibung des Treuguts.

Als Treugut kommen je nach Mandat Wertschriften, Beteiligungen, Forderungen oder Liegenschaften in Frage. Für jedes Treuhandverhältnis ist eine separate Buchhaltung zu führen.

Steuerliche Voraussetzungen für Treuhandverhältnisse